Términos y condiciones

TÉRMINOS Y CONDICIONES
Política de privacidad y tratamiento de datos personales
1. Introducción y objetivo de la política

1.1. La presente Política de Privacidad y Tratamiento de datos Personales (en adelante la “Política”), tiene por objeto garantizar los derechos de los titulares de los datos personales consagrados en la legislación colombiana así como en el REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO del 27 de abril de 2016 (en adelante el “Reglamento General de Protección de Datos” o el “GDPR”), incluyendo sin limitarse, al derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Asimismo, esta Política tiene por objeto garantizar el cumplimiento de la obligación de VAOVA S.A.S. (en adelante “VAOVA” o el “Responsable”) de respetar los derechos y garantías previstos en favor de los titulares cuando se Tratan datos personales.

1.2. Esta Política regula la recolección, almacenamiento, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción que realiza VAOVA en su calidad de responsable de Tratamiento de datos personales de acuerdo con la Ley 1581 de 2012. Adicionalmente, teniendo en cuenta que el artículo 25 de Ley 1581 de 2012 establece que en ningún caso las políticas de Tratamiento podrán tener deberes y derechos inferiores a los consagrados en la Ley, esta Política contiene, además de los deberes consagrados en la legislación colombiana, una serie de deberes adicionales incluidos de conformidad con el GDPR.

1.3. VAOVA está comprometida con el cumplimiento de la regulación en materia de protección de datos personales y con el respeto de los derechos de los titulares de la información. Por eso, adopta la presente Política, que es obligatoria para VAOVA como responsable del Tratamiento de datos personales, así como para sus trabajadores y funcionarios y para los terceros o proveedores a quienes los datos personales recolectados por VAOVA sean transmitidos en caso de autorización por parte de los titulares, estando todos estos sujetos obligados al cumplimiento de los términos y condiciones establecidos en esta Política, en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas aplicables de las jurisdicciones en que los datos personales sean Tratados.

2. Definiciones

2.1. Los siguientes términos utilizados en esta Política tendrán el significado respectivo asignado a continuación:

2.1.1. Autorización: Consentimiento previo, libre, expreso, informado y claro del Titular del Dato Personal para llevar a cabo el Tratamiento.

2.1.2. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

2.1.3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

2.1.4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.

2.1.5. Responsable del Tratamiento: Persona que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la Base de Datos o realiza el Tratamiento de los Datos Personales y determina los medios y los fines de dicho Tratamiento. 

2.1.6. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

2.1.7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.

3. Ámbito de aplicación

3.1. La presente política será de obligatorio cumplimiento para VAOVA, así como para sus trabajadores y funcionarios y para los terceros o proveedores a quienes los Datos Personales recolectados por VAOVA sean transmitidos en caso de autorización por parte de los titulares y será aplicable cuando quiera se presente el Tratamiento de Datos en Colombia o cuando VAOVA o su Encargados realicen el Tratamiento de Datos Personales. 

3.2. Cuando el Tratamiento de Datos Personales tenga lugar en el extranjero, se dará aplicación a la legislación de la jurisdicción en donde se realice el Tratamiento de los Datos Personales siempre que los términos y condiciones establecidos en dicha legislación consagre derechos y garantías superiores a los establecidos en la presente Política, en caso contrario se dará aplicación preferente a esta Política.

4. Información del responsable

Razón Social: VAOVA S.A.S.

Domicilio: Bogotá, D.C., Colombia.

Dirección: Carrera 7 # 84A -29 Of. 204

Correo electrónico: treksinfo@vaovatravel.com

Teléfono: 315 861 9219

5.  Principios aplicables Tratamiento de Datos Personales

5.1. En el Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares, VAOVA aplicará los principios que se enuncian a continuación de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y en lo no previsto en estas normas o en los casos en que se logre una mayor protección de los Datos Personales de los Titulares, se aplicarán los principios GDPR que señalados en la sección 5.2. de la presente Política: 

5.1.1. Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, en las disposiciones que la desarrollen y en la presente Política. 

5.1.2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 

5.1.3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 

5.1.4. Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

5.1.5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

5.1.6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la presente Ley 1581 de 2012, la Constitución y la presente Política. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en dicha Ley; Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley. 

5.1.7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, deberá ser Tratada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

5.1.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley. 

5.2. En adición a los principios señalados en la sección 5.1. de la presente Política, y de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 del GDPR, cuando quiera que VAOVA o los Encargados realicen el Tratamiento de Datos Personales, estos serán: 

5.2.1. Tratados de manera lícita, leal y transparente en relación con el interesado («licitud, lealtad y transparencia»). 

5.2.2. Recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán Tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines.

5.2.3. Adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son Tratados («minimización de datos»). 

5.2.4. Exactos y, si fuera necesario, actualizados; se adoptarán todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación los Datos Personales que sean inexactos con respecto a los fines para los que se Tratan («exactitud»). 

5.2.5. Mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del Tratamiento de los Datos Personales; los Datos Personales podrán conservarse durante períodos más largos siempre que se traten exclusivamente con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, («limitación del plazo de conservación»). 

5.2.6. Tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los Datos Personales, incluida la protección contra el Tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas («integridad y confidencialidad»).

6. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y finalidad del Tratamiento

6.1. Previa Autorización de los Titulares, sus Datos Personales serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política. 

6.2. El Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares tiene como finalidad principal y general el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales de VAOVA, así como el desarrollo de su objeto social y de las actividades complementarias al mismo. lo anterior en cumplimiento de los deberes establecidos en la Ley y en la presente Política y con respeto absoluto por los derechos de los Titulares los cuales se encuentran consagrados en la legislación Colombiana y en la presente Política, la cual contiene derechos, términos y principios adicionales en consonancia con el GDPR. 

6.3. Las finalidades específicas para las cuales se realizará el Tratamiento de los Datos Personales de los diferentes sujetos con quienes VAOVA tiene relaciones jurídicas o comerciales, están sujetas a la naturaleza y características de dichas relaciones, sujetos y Datos Personales, de tal manera que el Tratamiento de Datos Personales permita a VAOVA el cumplimiento efectivo de sus obligaciones con legales y contractuales con los Titulares y con terceros así como del desarrollo del objeto social de VAOVA junto con sus actividades complementarias. A continuación, las finalidades con las cuales serán Tratados los Datos Personales de los diferentes tipos de Titulares:

6.3.1. VAOVA realizará el Tratamiento de los Datos Personales de los candidatos a desempeñar un cargo en VAOVA, con las siguientes finalidades:

6.3.1.1. Contacto para comenzar y llevar a cabo el proceso de reclutamiento. 

6.3.1.2. Verificación y análisis de la información suministrada por el candidato en materia de educación y trabajo. 

6.3.1.3. Verificación de antecedentes siempre que este autorizada en forma especial y expresa teniendo en cuenta la naturaleza sensible de los Datos Personales a ser verificados. De conformidad con la legislación aplicable, el candidato no estará obligado a conceder esta autorización, la denegación no será considerada por VAOVA como una conducta negativa para efectos de la selección del candidato. Adicionalmente, el candidato podrá autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales para el proceso de reclutamiento, sin autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales sensibles. 

6.3.1.4. Afiliación a seguridad social y a la caja de compensación familiar en caso de contratación.

6.3.1.5. La defensa de los intereses de VAOVA y sus terceros relacionados en caso de una demanda. 

6.3.1.6. La realización de encuestas (comerciales, académicas, o de cualquier otra clase) y en general cualquier estudio técnico o de campo relacionado directa o indirectamente con VAOVA, independientemente de que estas sean llevadas a cabo por VAOVA o por terceros. 

6.3.1.7. Realizar la transmisión y/o transferencia de datos a otras empresas, aliados comerciales o terceros con el fin de cumplir las obligaciones adquiridas con estas.

6.3.1.8. Cualquier otra finalidad autorizada por el Titular siempre y cuando dicha finalidad esté permitida en la jurisdicción aplicable al Tratamiento de los Datos Personales. 

6.3.1.9. Todas las acciones accesorias y/o necesarias para el desarrollo de las finalidades enunciadas en esta Política. 

6.3.2. VAOVA realizará el Tratamiento de los Datos Personales de sus trabajadores, con las siguientes finalidades: 

6.3.2.1. Cumplimiento y ejecución de los contratos de trabajo celebrados con los trabajadores. 

6.3.2.2. Cumplimiento y ejecución de las obligaciones contractuales y legales de VAOVA con terceros, incluyendo, sin limitarse, a contratistas, contratantes y autoridades. 

6.3.2.3. Elaboración, modificación y cumplimiento de las políticas internas de VAOVA. 

6.3.2.4. El desarrollo de procesos e investigaciones disciplinarias, la imposición de sanciones disciplinarias y la terminación del contrato de trabajo. 

6.3.2.5. La defensa de los intereses de VAOVA y sus terceros relacionados en caso de una demanda. 

6.3.2.6. La verificación y la realización de requerimientos para el cumplimiento de las obligaciones del trabajador. 

6.3.2.7. El ofrecimiento y administración de beneficios extralegales a los trabajadores. 

6.3.2.8. El control sobre los equipos de cómputo y las herramientas de trabajo proporcionadas por VAOVA. 

6.3.2.9. La administración de los sistemas de información y comunicaciones, la generación de copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por VAOVA. 

6.3.2.10. El control y prevención por parte VAOVA de fraudes y lavado de activos. 

6.3.2.11. Para garantizar la seguridad de los trabajadores y clientes de VAOVA, así como de las instalaciones y bienes de VAOVA, de sus trabajadores, clientes y de sus contratistas. 

6.3.2.12. La realización de encuestas (comerciales, académicas, o de cualquier otra clase) y en general cualquier estudio técnico o de campo relacionado directa o indirectamente con VAOVA, independientemente de que estas sean llevadas a cabo por VAOVA o por terceros. 

6.3.2.13. La creación y utilización de bases de datos de acuerdo a las características y perfiles de los trabajadores. 

6.3.2.14. Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y conservar los documentos requeridos por la ley colombiana.

6.3.2.15. Evaluar el desempeño de los trabajadores. 

6.3.2.16. Recolectar y utilizar evidencia en caso de presuntos incumplimientos de la ley y del contrato de trabajo por parte de los trabajadores. 

6.3.2.17. Todos los trámites relacionados con la seguridad social del trabajador, así como con el cumplimiento de las obligaciones legales de VAVOA en materia laboral, corporativa, de seguridad social, impuestos y parafiscales. 

6.3.2.18. Contactar a los familiares de los trabajadores en caso de ausencia o emergencia.

6.3.2.19. Informar al trabajador las novedades que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo y hasta después de su finalización.

6.3.2.20. Realizar los descuentos de nómina autorizados por el trabajador o en todo caso ordenados por la ley o por un juez.

6.3.2.21. Mercadeo y venta de los servicios ofrecidos por VAOVA y sus aliados comerciales. 

6.3.2.22. Realizar la transmisión y/o transferencia de datos a otras empresas, aliados comerciales o terceros con el fin de cumplir las obligaciones adquiridas con estas.

6.3.2.23. La generación, publicación y envío de material publicitario en la página web de VAVOA y a través de otros medios comunicación lo cual incluye la publicación de imágenes del Titular para la promoción de las actividades desarrolladas por VAOVA.

6.3.2.24. Cualquier otra finalidad autorizada por el Titular siempre y cuando dicha finalidad esté permitida en la jurisdicción aplicable al Tratamiento de los Datos Personales. 

6.3.2.25. Todas las acciones accesorias y/o necesarias para el desarrollo de las finalidades enunciadas en esta Política.

6.3.3. VAOVA realizará el Tratamiento de los Datos Personales de sus clientes y usuarios, con las siguientes finalidades: 

6.3.3.1. Garantizar el cumplimiento de las obligaciones y derechos contractuales y legales adquiridos por las partes.

6.3.3.2. Suministro de información a proveedores y contratistas involucrados en los servicios prestados a los clientes y usuarios. 

6.3.3.3. La adquisición y ejecución de pólizas de seguro con cubrimiento para los clientes, usuarios y/o VAOVA cuando sea necesario. 

6.3.3.4. Reservación y cancelación de vuelos, transportes, hoteles y actividades relacionadas con los servicios prestados por VAOVA. 

6.3.3.5. Cumplimiento de obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales con clientes, usuarios y terceros.

6.3.3.6. Procesar y asegurar el cumplimiento y la prestación de los servicios contratados por los clientes y usuarios. 

6.3.3.7. La elaboración y envío de las facturas correspondientes. 

6.3.3.8. La elaboración y envío de folletos, presentaciones e itinerarios de viajes a clientes potenciales, clientes usuarios y terceros. 

6.3.3.9. La generación, publicación y envío de material publicitario en la página web de VAVOA y a través de otros medios comunicación lo cual incluye la publicación de imágenes del Titular para la promoción de las actividades desarrolladas por VAOVA.

6.3.3.10. Realizar investigaciones de mercado y de hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.

6.3.3.11. Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por VAOVA. 

6.3.3.12. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios y productos adquiridos, y notificar al titular sobre nuevos servicios o productos.

6.3.3.13. Elaborar estudios y programas que son necesarios para determinar hábitos de consumo.

6.3.3.14. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por organismos de control y demás autoridades que de acuerdo con la ley aplicable soliciten los Datos Personales. 

6.3.3.15. La recolección y transferencia a terceros de las hojas de vida y perfiles de Linkedin de los clientes y/o usuarios que participen en los eventos organizados por VAOVA. 

6.3.3.16. La publicación de las hojas de vida de los clientes y/o usuarios para efectos de la participación del Titular en procesos de selección a ser realizados por los patrocinadores de VAOVA y sus sociedades relacionadas. 

6.3.3.17. El registro y la participación del Titular en los eventos y conferencias organizados por VAOVA en donde el Titular podrá interactuar con otros participantes del Evento y terceros. 

6.3.3.18. El envío al titular de correos electrónicos de activación de marca de VAOVA y de los patrocinadores de VAOVA. 

6.3.3.19. Cualquier otra finalidad autorizada por el Titular siempre y cuando dicha finalidad esté permitida en la jurisdicción aplicable al Tratamiento de los Datos Personales. 

6.3.3.20. Todas las acciones accesorias y/o necesarias para el desarrollo de las finalidades enunciadas en esta Política.

6.3.4. VAOVA realizará el Tratamiento de los Datos Personales de sus contratistas, con las siguientes finalidades: 

6.3.4.1. Validación de la información suministrada por los contratistas. 

6.3.4.2. Contratación y afiliación a seguridad social cuando sea aplicable. 

6.3.4.3. Pago de honorarios. 

6.3.4.4. Creación de Bases de Datos de proveedores de servicios, las cuales serán utilizadas para comparar costos y servicios, así como para calificar a los proveedores de acuerdo con la calidad de los servicios prestados y/o los productos ofrecidos.

6.3.4.5. Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores, con cualquier información de la que VAOVA legítimamente disponga y listas internacionales sobre comisión de delitos, lavado de activos y financiación del terrorismo.

6.3.4.6. Cualquier otra finalidad autorizada por el Titular siempre y cuando dicha finalidad esté permitida en la jurisdicción aplicable al Tratamiento de los Datos Personales. 

6.3.4.7. Todas las acciones accesorias y/o necesarias para el desarrollo de las finalidades enunciadas en esta Política.

6.3.5. VAOVA realizará el Tratamiento de los Datos Personales de sus Conferencistas, con las siguientes finalidades: 

6.3.5.1. Validación de la información suministrada por los contratistas. 

6.3.5.2. Pago de honorarios. 

6.3.5.3. Promoción de los Eventos y Conferencias que sean organizadas por VAOVA en los que se haya acordado la participación del Conferencista. 

6.3.5.4. Envío de correos a terceros interesados en la participación de los Eventos y Conferencias en que vaya a participar el Conferencista. 

6.3.5.5. Publicación de la información relacionada con las conferencias dictadas por el Conferencista en la página web de VAVOA y en redes sociales administradas de VAOVA y medios de comunicación masiva con el fin de promocionar las actividades desarrolladas por VAOVA. 

6.3.5.6. Cualquier otra finalidad autorizada por el Titular siempre y cuando dicha finalidad esté permitida en la jurisdicción aplicable al Tratamiento de los Datos Personales. 

6.3.5.7. Todas las acciones accesorias y/o necesarias para el desarrollo de las finalidades enunciadas en esta Política.

6.4. De acuerdo con el GDPR, el Tratamiento de Datos Personales con fines distintos de aquellos para los que hayan sido recolectados inicialmente solo debe permitirse cuando sea compatible con los fines de su recolección inicial. En tal caso, no se requiere una base jurídica aparte, distinta de la que permitió la obtención de los Datos Personales.

7. Tratamiento de Datos Personales Sensibles

7.1. Cuando quiera que VAOVA realice el Tratamiento de Datos Personales sensibles, dará aplicación a las disposiciones legales sobre Tratamiento de datos sensibles, incluyendo las siguientes:

7.1.1. Obtener autorización explícita del Titular para el Tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los siguientes casos en los que no se requiere autorización por disposición legal: 

7.1.1.1. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

7.1.1.2. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

7.1.1.3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

7.1.1.4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

7.2. En los casos en que VAOVA tenga acceso a datos sensibles, el Tratamiento de los mismos se realizará con las siguientes finalidades:

7.2.1. Datos relativos al estado de salud e historia clínica ocupacional de candidatos y trabajadores para los siguientes fines: 

7.2.1.1. Verificar si el solicitante cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado. 

7.2.1.2. Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones de VAOVA.

7.2.1.3. Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SGSST, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que Busque proteger la salud del trabajador y las personas en el lugar de trabajo. 

7.2.2. Datos biométricos (huellas y fotografías) de trabajadores:

7.2.2.1. Identificar al personal que acceda a las instalaciones de VAOVA. 

7.2.2.2. Dar acceso a las instalaciones de VAOVA.

7.2.2.3. Verificar la permanencia del trabajador en las instalaciones de VAOVA.

7.2.2.4. Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.

7.2.2.5. Proporcionar la seguridad respectiva en las capacitaciones y actividades que realiza VAOVA a sus trabajadores. 

7.2.2.6. Publicitar y difundir la participación de trabajadores de VAOVA en distintas actividades, congresos y eventos de tipo social.

7.2.3. Video vigilancia

7.2.3.1. VAOVA utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización. VAOVA implementará autorizaciones para la obtención de esta información que cumpla con las normas que regulan el acceso a datos sensibles.

7.2.4. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes:

7.2.4.1 VAOVA podrá Tratar datos de los hijos de candidatos o empleados que sean menores de 18 años. Esta información es recolectada con la autorización de los padres o de las personas facultadas legalmente para ello, bajo los requisitos señalados en la regulación de protección de datos. Por esta razón, los Datos Personales de los menores sólo serán Tratados para el cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios, ante las autoridades, tales como, ante el Sistema de Seguridad Social, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.

8. Transferencias y Transmisiones de Datos Personales.

8.1. VAOVA transfiere datos Personales de sus clientes y colaboradores a contratistas involucrados en la prestación de los servicios ofrecidos a los clientes en la medida necesaria para la prestación de dichos servicios. Los contratistas a quienes son transferidos los Datos Personales estarán obligados al cumplimiento de los términos y condiciones establecidos en esta Política en cualquier asunto relacionado con el Tratamiento de los Datos Personales transferidos por VAOVA. VAOVA podrá transferir los Datos Personales a sus terceros relacionados en otros países con el fin de cumplir con sus obligaciones contractuales. 

9. Derechos del Titular

9.1. El Titular cuyos Datos Personales sean Tratados por VAOVA, tendrá todos los derechos consagrados en la legislación colombiana los cuales se indican en la sección 5.1. de la presente Política. En caso de que la legislación colombiana consagre derechos adicionales o con mayor alcance a los indicados en la presente Política, prevalecerán los establecidos en las normas legales. Asimismo, esta Política consagra una serie de derechos adicionales consagrados en el GDPR, todos los cuales se indican a continuación. 

9.2. Los Titulares tienen derecho, de acuerdo con la legislación Colombiana, a: 

9.2.1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a VAOVA o quienes por cuenta de éste realicen el Tratamiento de sus Datos Personales.

9.2.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a VAOVA salvo cuando la ley no lo requiera.

9.2.3. Previa solicitud, ser informados sobre el uso que se ha dado a sus Datos Personales, por VAOVA o quienes por cuenta de éste realicen el Tratamiento de sus Datos Personales.

9.2.4. Presentar ante las autoridades competente quejas por violaciones al régimen legal colombiano de protección de Datos Personales. 

9.2.5. Revocar la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales cuando VAOVA incurra en conductas contrarias a la ley, a la Constitución o a la presente Política en el Tratamiento de sus Datos Personales. 

9.2.6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

9.3. En adición a los derechos consagrados en la legislación Colombiana, y por medio de incorporación voluntaria de los términos establecidos en el GDPR a la presente Política, los Titulares tendrán los siguientes derechos en el Tratamiento de sus Datos Personales; i) transparencia; ii) información y acceso a los Datos Personales; iii) rectificación; iv) supresión (derecho al olvido); v) limitación del Tratamiento; vi) portabilidad, y; vii) de oposición, de acuerdo con el alcance dado en el capítulo III del GDPR para lo cual se entregará al Titular una copia en caso de ser solicitada.

10. Área y funcionario responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización

10.1. Para los fines requeridos en la ley, VAOVA ha designado al área de Gerencia Comercial para la atención de los asuntos relacionados con la protección de los Datos Personales de los titulares. En consecuencia, el titular puede dirigir cualquier asunto relacionado con sus Datos Personales a dicha dependencia bien sea mediante correo electrónico a la dirección treksinfo@vaovatravel.com o mediante radicación física en la Carrera 7 # 84A -29 Of. 204 en Bogotá, D.C.

10.2. Para los fines requeridos en el GDPR, el Gerente Comercial de VAOVA, será la persona dentro de la organización encargada de atender todos los asuntos relacionados con el Tratamiento de Datos Personales así como de vigilar y asegurar el cumplimiento de la ley y de la presente Política en todos los asunto relacionados con el Tratamiento de Datos Personales.

11. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización

11.1. Procedimiento para acceso y de consulta. 

11.1.1. El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos de VAOVA, para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición al correo electrónico treksinfo@vaovatravel.com, comunicarse al (+57) 315 861 9219 o formular estas peticiones por escrito, y radicarlas en la dirección Carrera 7 # 84A -29 Of. 204 en Bogotá, D.C.

11.1.2. Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

11.1.3. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2. Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos. 

11.2.1. El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las Bases de Datos de VAOVA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante VAOVA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:

11.2.1.1. El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo treksinfo@vaovatravel.com o radicando una comunicación escrita de lunes a viernes en horario de 8:00 AM a 5:00 PM, en la dirección Carrera 7 # 84A -29 Of. 204, en la ciudad de Bogotá.

11.2.1.2. Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

11.2.2. La solicitud debe contener la siguiente información:

a) La identificación del Titular.

b) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

c) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.

d) La descripción o identificación de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

e) Los fundamentos del reclamo. 

f) Cualquier documento o información adicional considerado relevante por el Titular. 

g) Firma del titular y/o de su representante.

11.2.3. Si el reclamo resulta incompleto, VAOVA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

11.2.4. Si el Área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

11.2.5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto por el Responsable del Tratamiento. 

11.2.6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles. 

11.2.7. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.3. Supresión de Datos

11.3.1. El Titular tiene el derecho a solicitar a VAOVA la supresión (eliminación) de sus Datos Personales y en especial cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo Tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, sus normas complementarias y/o esta Política.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados. 

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados por VAOVA.

11.4. Revocatoria de la Autorización. 

 11.4.1. El Titular de los Datos Personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

12. Seguridad de la Información

12.1. En desarrollo del principio de seguridad, VAOVA ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los Datos Personales está restringido a sus Titulares y VAOVA no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.

13. Fecha de entrada en vigor de la Política y período de vigencia de la base de datos

13.1. Esta Política entrará en vigor y por lo tanto será de obligatorio cumplimiento para VAOVA sus trabajadores y funcionarios y para los terceros o proveedores a quienes los datos personales recolectados por VAOVA sean transmitidos en caso de autorización por parte de los Titulares, a partir de su publicación en la página web de VAVOA el 27 de Enero de 2022. Cualquier cambio sustancial en esta Política será dado a conocer mediante un anuncio en la página web www.vaovatravel.com 

13.2. El término de las autorizaciones sobre el uso de los Datos Personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía, salvo aquellos casos en los que la ley disponga un término distinto o que opere alguna de las causales de supresión de Datos Personales contenidas en la presente Política.

Autorización para el tratamiento de datos personales por parte de clientes

Autorización para Tratamiento de Datos Personales: 

Haciendo click en ACEPTO, el usuario, idenficiado con los datos suministrados en esta página web, concede autorización de manera previa, libre, expresa e informada a VAOVA S.A.S.; (el “Responsable del Tratamiento” o “VAOVA”), para realizar el Tratamiento de los Datos Personales incluidos en el presente formulario. Los Datos Personales serán tratados exclusivamente para los fines establecidos en la sección 6.3.3 de la Política de privacidad y tratamiento de Datos Personales de VAOVA. Además, sus Datos Personales serán procesados en concordancia con los términos y condiciones definidos en la Política de privacidad y tratamiento de Datos Personales y en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios que contienen también sus derechos como Titular. Para los propósitos requeridos por la Ley, VAOVA ha designado al área de Gerencia Comercial para la atención de asuntos relacionados con el Procesamiento de Datos Personales del Titular. Por lo tanto, el Titular deberá dirigir cualquier asunto relacionado con sus Datos Personales a esta oficina ya sea a través del correo electrónico treksinfo@vaovatravel.com o directamente en la Carrera 11 # 93A -53 Of. 501 en Bogotá, D.C.